Preguntas frecuentes

En el siguiente listado encontrará las preguntas más frecuentes sobre el manejo de SIVIGILA. Si su pregunta no se encuentra aquí, puede contactar a la mesa de ayuda directamente en este enlace .

  • Documentación web

    ¿Dónde puedo consultar los lineamientos para el año en curso?
    ¿Dónde puedo consultar sobre el aplicativo SIVIGILA?
    ¿Dónde puedo consultar los protocolos y fichas de notificacion?

    Documentación

    ¿A quién puedo dirigir solicitudes de informacion sobre históricos de los diferentes eventos de interes en salud publica de un departamento?

    Las entidades departamentales en este momento pueden acceder a través del el portal web sivigila para realizar consulta de la información histórica oficial. Para usuarios que requieren información historica para fines investigativos la información de cada departamento puede ser consultada directamente en la secretaria de salud, donde se centraliza la notificación de eventos de interés en salud pública sivigila, tanto de la vigencia actual como históricos de todos los eventos. En la página web del Instituto Nacional de Salud se encuentran publicados los informes de los eventos de interés en salud pública, donde se incluye un análisis descriptivo e indicadores de incidencia, prevalencia, mortalidad y letalidad (según aplique), para el nivel nacional y departamental; adicionalmente, también se encuentran publicadas las estadísticas de vigilancia rutinaria donde se presentan los casos notificados de eventos de interés en salud pública por departamento y municipio, estos reportes pueden ser consultados en los siguientes links:

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/Paginas/informes-de-evento.aspx

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Paginas/vigilancia-rutinaria.aspx

    Dado el caso que los datos requeridos no se encuentren en los link mencionados , se debe radicar una solicitud formal a la oficina de correspondencia del Instituto Nacional de Salud, a nombre del director de la Dirección de Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Publica; mencionando el objetivo de la investigación o análisis, el evento de interes en salud publica requerido, especificando ademas las variables de interes, periodo y año.

  • SIVIGILA

    ¿Cómo se carga al SIVIGILA las tablas de barrios y veredas de los municipios?

    Para el cargue de las tablas de barrios y veredas, es necesario generar un archivo excel (xls) que contenga las columnas cod_sec (Código del sector), nom_sec (Nombre del sector), cod_dep(Código departamento) y cod_mun(Código municipio). Una vez diligenciados estos campos, el archivo debe ser guardado como texto(txt) delimitado por tabuladores, para poder ser cargado al sistema por la opcion Tablas (parte superior de la pantalla), Barrios o Sectores y Veredas, respectivamente.

    ¿Cuáles eventos exigen los datos de laboratorio para ser notificados?

    Los eventos que exigen el registro obligatorio de laboratorio son aquellos a los que se les haya registrado en la ficha de datos básicos como confirmados por laboratorio, para conocer cuales eventos se deben ingresar como confirmados por laboratorio se debe consultar el anexo 1 codificación 2016, este documento se ubica en el siguiente link:

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Documentos%20SIVIGILA/Anexo%201%20Codificaci%C3%B3n%202016.pdf .

    Los eventos que se registran los resultados de laboratorios en la ficha de complementarios son: 307 Vigilancia integrada de la rabia humana, 155 Cáncer de la mama y cuello uterino, 115 Cáncer en menores de 18 años, 205 Chagas crónico, 200 Cólera, 605 Enfermedad diarreica aguda por rotavirus, 355 Enfermedad transmitida por alimentos o agua (ETA), 365 Intoxicaciones por sustancias químicas, 850 VIH/SIDA/Mortalidad por SIDA.

    ¿Cómo realizo la notificacion inmediata de un solo evento ?

    La herramienta Sivigila tiene la opción de notificar de manera inmediata a través del menu Procesos - Recepción y Transferencia de Archivos Planos - Transferencia/ Notificar INMEDIATA, uno o más eventos clasificados como "notificación inmediata" en el documento:

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Documentos%20SIVIGILA/Anexo%201%20Codificaci%C3%B3n%202016.pdf .

    Es importante anotar que este tipo de reporte al sistema (notificación inmediata) no exige la totalidad de variables, sin embargo, la UPGD antes de generar el plano de notificación rutinaria deberá completar las variables pendientes, de lo contrario el sistema no permitirá generar el archivo plano semanal.

    Al digitar la ficha de notificacion para bajo peso (cod 110), ¿por qué en la variable tipo de documento se muestra un mensaje de error que indica que "el grupo etareo no es permitido"?

    En datos básicos para este evento se deben diligenciar los datos de la madre, no del paciente que presenta el bajo peso, por lo tanto, el sistema se encuentra validado para que la edad y el tipo de documento sean coherentes con esta regla.

    ¿Qué debo hacer cuando al realizar la notificacion de la primera semana de un año, me aparece esa semana pero del año anterior?

    Esto ocurre cuando el Sivigila se encuentra configurado con el año anterior, por lo tanto, el sistema no consulta el calendario epidemiológico del año actual.

    Ingrese a sivigila, en la parte superior seleccione el menú sistema, dé clic en la opción configuracion del sistema, en la variable año digite el año actual y guarde los cambios.

    ¿Cómo migro un back up en el aplicativo sivigila?

    Para migrar su backup debe asegurar:

    - El sistema se encuentra vacío

    - El backup se encuentra descomprimido y contiene la totalidad de datos de su sistema anterior, recuerde que solo puede migrar una sola vez.

    - El backup debe encontrarse guardado en su computador, no en discos externos, memorías, o CD

    El procedimiento es muy sencillo, al ingresar al sistema ubique en la parte superior de la pantalla el menú tablas, seleccione la opción migrar desde, inmediatamente el sistema abrirá una ventana donde le permitirá buscar la ruta donde guardó el backup, seleccione la ruta exacta y dé clic en el botón aceptar para iniciar el proceso.

    En nuestro manual del usuario página 39 usted encontrará las imagenes que ilustran este procedimiento.

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Documentos%20SIVIGILA/Forms/public.aspx

    ¿Cómo caracterizo una UPGD en el aplicativo sivigila?

    Luego de instalar el aplicativo y migrar la informacion desde el backup (si es una UPGD que ya reportaba al sivigila), seleccione el ícono UPGD del escritorio y diligencie las variables solicitadas, recuerde que el código de la UPGD es el mismo que fue asignado en el registro de habilitación para la sede que está caracterizando el sistema.

    Si la entidad en la que trabajo atiende pacientes, pero tiene un objeto social diferente al área de la salud; debo notificar al SIVIGILA?. ¿Seria UPGD o UI?

    Independientemente del objeto social de la institución, si allí se realiza atención de pacientes por medicina general y se capta alguno de los eventos de vigilancia en salud pública, descritos en el siguiente documento:

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/sivigila/Documentos%20SIVIGILA/Anexo%201%20Codificaci%C3%B3n%202016.pdf

    La institución deberá reportar al sistema sivigila. La frecuencia con la que se puedan captar eventos en su institución es la que la define como UPGD o UI; es decir, las UPGD son aquellas que pueden captar eventos de interés en salud pública por lo menos una (1) vez todas las semanas, mientras las UI captan eventos de forma exporádica.

    ¿Qué debo hacer cuando al tratar de cargar archivos RIPS en SIANIESP, me arroja el error el registro está fuera del intervalo?

    Este error obedece a que los archivos de indice CDX no concuerdan con la tabla DBF. Ese error surge cuando se cierra anormalmente el aplicativo (se cierra sivigila y se sigue operando SIANIESP) por lo tanto, se debe ejecutar el proceso de reindexar tablas. Remítase al escritorio de SIANIESP y en Procesos (parte superior de la pantalla) , de clic a la opcion Reindexar. Luego intente cargar nuevamente los RIPS.

    ¿Por qué en SIVIGILA, al descargar y revisar archivos planos aparecen como si estuvieran dañados?

    Estos archivos que parecen dañados, en realidad se encuentran encriptados, y fueron programados de esta forma para evitar que los usuarios los modifiquen manualmente ocasionando daños en la estructura de los datos. Por lo tanto, para su lectura y análisis deben cargarse en el aplicativo sivigila, desde donde usted podrá ejecutar diversas salidas y reportes.

    En la actualidad algunos prestadores de servicios de salud están comunicando su interés en integrar la red de operadores del sivigila, ¿qué procedimiento debe seguirse?

    Para estos prestadores se debe aplicar la encuesta definida en el proyecto de ampliación de la red de operadores del sivigila, con la cual se clasifican como UI o UPGD, adicionalmente se deben capacitar en el manejo del software, fichas de notificación, protocolos y entregar los datos de contacto (télefono y correo electrónico) del municipio, para que en caso de presentar alguno de los eventos se remita la ficha o archivo plano al nivel superior.

    ¿Cuál es el tiempo para el envio de los informes BAC Y BAI de los municipios al departamento y del departamento al INS?

    El proceso de recolección de los datos para los BAI y los BAC actualmente se esta haciendo de forma mensual para los municipios y los departamentos para que no se presenten retrasos ni problemas de notificación y generación de informe (BAC y BAI). Aunque el informe debe ser trimestral.

    ¿Qué debe hacerse con los resultados de laboratorio que se reciben con posterioridad a la fecha de cierre de bases de datos anuales?

    Estos resultados recibidos con posterioridad a la fecha de cierre de bases de datos establecida por lineamientos se deben enviar al INS referente del evento

    ¿Cómo se caracteriza un laboratorio?

    Posterior a la instalación el sistema solicita que se configure, en esta pantalla se debe indicar que el prestador corresponde a un laboratorio Los laboratorios se pueden caracterizar como UI si captan eventos de forma exporádica o UPGD si capta eventos de interés en salud pública por lo menos una (1) vez todas las semanas

    ¿Cómo se ingresa el evento agresiones por animales potencialmente transmisores de la rabia código 300?

    El evento agresiones por animales potencialmente transmisores de la rabia (300) se integró con el evento rabia humana y para el año 2015 se denomina vigilancia integrada de la rabia humana (307), por lo tanto el código 300 no se encuentra disponible en el sistema para el ingreso de casos

    .

    Para el evento ESI - IRAG (VIGILANCIA CENTINELA) 345 el agente 0 "no aplica" no se encuentra en SIVIGILA, por lo que no se ha podido realizar ajustes ¿qué debo hacer?

    El agente 0 fue sustituido por el 84 (virus respiratorio) en SIVIGILA

    ¿Por qué al realizar la notificación a nivel Nacional aparece en rojo el siguiente error: " Existen registros de notificación sin los datos complementarios o con datos complementarios incompletos o sin los datos de laboratorio confirmados"?

    A partir de la version de Sivigila 2015 , se crea la regla de validación donde si un evento se registra como confirmado por laboratorio debe obligatoriamente tener los datos de laboratorio diligenciados. Por lo tanto se recomienda ingresar dichos datos para que sea efectivo el proceso de notificación. Tenga en cuenta que las convenciones de alerta para la notificación son las siguientes:

    Color rojo : indica que hacen falta los datos complementarios de algún evento, Color rosado: indica que hacen falta los datos de laboratorio y dichos datos no están incluidos en las variables de datos complementarios, por lo tanto, deben ingresarse a través del botón laboratorios que se encuentra disponible en datos básicos.

    ¿Qué debe hacerse cuando al consultar un caso no sale el código de la UPGD?

    Para consultar el còdigo de la UPGD se debe dar doble click en parte superior izquierda del formulario de captura (datos básicos) donde se encuentra el código del prestador en letras o números de color blanco, seguido se abrirá un archivo xls a través de drive y en el cual podrá consultar los nombres o códigos de todos los prestadores a nivel nacional.

    ¿Cómo consulto los casos notificados del 995 morbilidad por IRA en Sivigila?

    Se ingresa por la opción colectivo del menú principal de sivigila, en el campo evento registra 995, aparece la ficha de registro de casos, en este pantallazo ubica la opción buscar e ingrese los datos del filtro que requiere: UPGD, Año, Semana.

    ¿ A través de que código se realiza la vigilancia de la violencia escolar?

    El componente de violencia escolar se evidencia a través del ítem 8.6 Escenario, opción 3= centros educativos de la ficha 875.

    ¿Cómo realizo una correspondencia RUAF-SIVIGILA?

    ¿Cuáles son los requisitos mínimos de una maquina para instalar la nueva versión de Sivigila?

    Los siguientes son los requerimientos mínimos DEL SISTEMA APLICATIVO SIVIGILA 2016 para que el programa funcione adecuadamente:

    Computador:

    Procesador: 1 GHz o superior

    Memoria RAM: 512 MB o superior

    Disco Duro: 1GB libre de espacio en disco

    Sistema operativo: Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 8.1

    Video con resolución mínima de 1024*768 píxeles a 512 colores

  • SIANIESP

    ¿El municipio debe verificar mensualmente el contenido de los RIPS en SIANIESP?

    El municipio puede apoyar a sus UPGD en este proceso, sin embargo, es la UPGD quien debe desarrollar BAI mediante RIPS, a través del módulo de BAI de Sianiesp; utilizando los diagnósticos que nos lleven a cumplir con la definición de casos para cada evento, esto se debe hacer con una periodicidad definida en todos los niveles y utilizando los formatos BAI del Instituto Nacional de Salud que están disponible en la página web a través del siguiente link:

    http://www.ins.gov.co/lineas-de-accion/Subdireccion-Vigilancia/Paginas/lineamientos-y-documentos.aspx#.V0dxOPl96Ul

    ¿Qué debo hacer cuando al tratar de cargar archivos RIPS en SIANIESP, me arroja el error Denegado Z?

    Este error se debe a que el aplicativo SIANIESP no esta instalado en el equipo desde donde se intenta hacer el cargue y el servidor no tiene permisos de administrador suficientes. Instale el aplicativo en el disco C del equipo y ejecute el proceso de configuracion y cargue de RIPS.

    En el SIANIESP no se encuentra el evento Zika como evento de interés para la BAI, por lo tanto se debe ingresar el evento y asignarle los diferentes diagnósticos diferenciales para la realización de la BAI, ¿cuáles son los diagnósticos diferenciales para el evento?
    ¿Qué debo hacer cuando al tratar de cargar archivos RIPS en SIANIESP, me arroja el error tabla AC llena?

    Este error se debe a que SIANIESP no esta diseñado para manejar históricos. Si se quiere tener un histórico de los registros cargados en el sistema, se deben realizar backups periodicamente y tenerlos en un medio de soporte adecuado (CD, DVD,USB,etc). Procure activar la opción Reinicializar BD al Notificar cuando configure el sistema en SIANIESP. Realice el backup, vaya al escritorio SIANIESP y en Procesos (parte superior de la pantalla) , de clic a la opción REINICIALIZAR. Luego intente cargar nuevamente los RIPS.

  • Portal web SIVIGILA

    ¿Qué navegador de internet no presenta dificultades para ingresar la portal Web de Sivigila

    Se recomienda el ingreso al portal web de sivigila, los navegadores Google Chrome o mozila. En otros navegadores el aplicativo presenta fallas.

    ¿Qué debo hacer si intento ingresar al aplicativo web para el cargue de planos a traves del link http://portalsivigila.ins.gov.co/sivigila/index.php y elusuario y contraseña me arroja error y me pide de nuevo los datos?

    Es posible que esté ingresando su clave o usuario de forma errónea, con mayúsculas o minúsculas donde no se asignaron inicialmente, o que su usuario haya caducado. Verifique que esté escribiendo la contraseña correcta para acceder al portal y si el problema persiste comuniquelo a la mesa de ayuda nacional para reestablecer su cuenta.

  • Cursos virtuales

    ¿El INS certifica como especialista a una persona que opera el aplicativo sivigila?

    El INS a través del Grupo de Formación del Talento Humano de la Dirección de Vigilancia en Salud Pública - GFTHVSP, oferta diferentes cursos encaminados a fortalecer las competencias del talento humano; adicionalmente, para personas que certifiquen trabajar minimo por un año en el área de vigilancia en salud pública se oferta la certificación de competencias laborales en la norma de sistematizar la información de vigilancia en salud pública. Para certificarse en dicha norma los interesados deben surtir un proceso de evaluación.

    Cabe aclarar que esta certificación no es una especialización, como su nombre lo indica certifica que el funcionario cumple con las competencias establecidas en la norma para operar el sistema de vigilancia.

    Para ampliar la información sobre este tipo de procesos, pueden comunicarse con el grupo de epidemiología aplicada al teléfono 2207700 ext. 1382.